Понятие документа, его функции
Документирование – это процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.
В число требований, предъявляемых к служебной информации, входит достоверность, актуальность, убедительность, полнота. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории: документы для внутреннего и для внешнего пользования. Письменная форма является существенным признаком делового документа. Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром.
Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д. К числу документов относятся договоры, доверенности, заявления, протоколы, заявки, расписки, постановления, распоряжения, автобиографии, счета и др.
К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования:
- достоверность;
- актуальность;
- аргументированность;
- полнота информации;
- лаконизм (краткость) изложения.
Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.
Выделяют общие и специальные функции документа. Общие функции:
- информационная: любой документ создается для сохранения информации;
- социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;
- культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.
Специальные функции:
- управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы;
- правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;
- исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Перечисленные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.
При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуаций и фактов, полнота информации и вместе с тем – отсутствие рассуждений. Письменная форма не является существенным признаком делового документа. К документированию не может относиться запись речей на магнитную ленту, фотографирование объектов, киносъемка технологических процессов.
- Сложные предложения в документных текстах
- Осложнённое предложение в документных текстах
- Трудности употребления обстоятельств
- Правила употребления определений и приложений
- Особенности согласования подлежащего и сказуемого
- Особенности выражения сказуемого в документном тексте
- Порядок слов в документе
- Употребление местоимений
- Способы обозначения чисел
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу